Zertifizierte Qualitätsmanagementsysteme und deren „Parallelwelten“
Das Zertifizierungs-Audit steht an, Unterlagen der letzten 11 Monate werden wieder auf aktuellen Stand gebracht, verstaubte Auditberichte aus der Versenkung geholt um festzustellen, dass ja noch die ganzen Auditfeststellungen vom letztjährigen Zertifizierungsaudit abzuarbeiten sind.
So bitte nicht
Unzählige Stunden werden investiert, um neue Tabellen und Übersichten zu generieren, welche zwar die Überschriften von Normbezeichnungen tragen, deren Inhalte jedoch nicht viel mit den eigentlichen Normvorgaben zu tun haben. Von einer nutzbringenden Anwendung im Unternehmen ganz zu schweigen.
Stammt diese Vorgehensweise aus der Vergangenheit? Leider nein.
Viele Unternehmen unterhalten diese Parallelwelt, die nur einem Zweck dient - das Audit zu bestehen. Denn ein ISO-Zertifikat zu verlieren wäre eine Katastrophe.
Dafür werden „Bücher“ geschrieben, die keiner liest und eine Sprache eingeführt, die kaum jemand versteht.
Es muss vermieden werden, solch teure und aufwendige Parallelwelten zu schaffen, die dem Unternehmen keinerlei Nutzen bringen.
Gelebtes und akzeptiertes Qualitätsmanagement
Die ISO-Managementsystem-Normen dienen dazu, den Unternehmen Hilfestellungen aufzuzeigen, um Fehler zu vermeiden, Risiken zu minimieren, Potentiale zu erkennen, kurz gesagt, um die Organisation weiterzuentwickeln.
Aktuelle dokumentierte Informationen, die aufbewahrt (Aufzeichnungen) und aufrechterhalten (Anweisungen) werden müssen, sind ein Baustein für die Erfüllung der Kundenanforderungen und helfen die Prozessqualität zu verbessern. Ergänzt durch das notwendige Normenwissen erhält der Mitarbeiter die Werkzeuge, um seine Aufgaben bestmöglich zu erfüllen.
Damit Mitarbeiter sich aktiv beteiligen und auch bereit sind, Verantwortung zu übernehmen, müssen diese erkennen, welcher Nutzen im eigenen Arbeitsbereich durch ein gelebtes Qualitätsmanagement entsteht. Die Geschäftsführung muss die Mitarbeiter regelmäßig informieren, welche Erfolge durch das System erzielt wurden.
Herr Klingner ist selbständiger Unternehmensberater und für die GFQ Akademie GmbH als Fachreferent für das Thema DIN EN ISO 9001:2015 tätig.
Auch nicht zu vernachlässigen ist der Faktor Zeit. Die Mitarbeiter sollten jederzeit einen einfachen Zugriff auf die jeweils gültigen und sie betreffenden Dokumente haben. Wer erst lange suchen muss, wird nicht begeistert sein und sieht darin nur einen unnötigen Aufwand. Deshalb spielt auch die Benutzerfreundlichkeit des Qualitätsmanagementsystems eine wichtige Rolle für dessen Akzeptanz.
Die häufigsten Abweichungen im Audit sind unvollständige Managementbewertungen, unzureichende Qualitätsziele, fehlende Umsetzung zu den Themen „Kontext der Organisation“ oder Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen.
Eine Erhöhung der Akzeptanz des QM-Systems und fundiertes Normenwissen - von der Geschäftsführung bis zum einzelnen Mitarbeiter - führen dazu, dass diese Abweichungen vermieden werden können.
… und dann gibt es auch keine „Parallelwelten“ mehr.
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